为什么要使用校准管理软件?
校准管理软件能给所有规模过程工厂带来好处
为做好校准操作和数据管理工作,每家工厂都会采用某种类型的管理系统,然而不同工厂的管理方式往往又迥然有别,主要体现在其成本、质量、数据有效性和准确性等方面。
介绍
为做好校准操作和数据管理工作,每家制造工厂都会采用某种类型的管理系统。温度传感器、压力传感器和称重仪等工业测量仪表,均需定期进行校准,以确保仪表在使用中的测量误差保持在规定的公差范围内。然而不同工业领域的不同企业,各自的校准管理方式往往又迥然有别,主要体现在成本、质量、数据的有效性和准确性,以及企业自动化水平等。校准软件是一款支持和指导校准管理活动的有效工具,文档自动处理是其关键功能之一。如何利用软件更好地实现仪表校准管理,要弄懂这一点,我们必须先了解企业应该做好哪些基本的校准管理工作。主要包括以下五方面:规划决策、组织管理、操作执行、文档处理、数据分析。其一,认真做好规划与决策。企业应为每台设备制定标准作业流程(SOP),选择合适的校准方法和工具,规范落实校准工作。而且,企业还务必检查厂内所有仪表的当前校准状态。其二,组织管理。企业应组织好面向维保技术员、服务工程师、工艺和品质工程师和经理等校准人员的培训工作,要求他们借助选定的校准管理工具,按照规定的标准作业流程开展工作。企业还应做好相关资源的管理与分配工作,落实好指定的校准任务。其三,操作执行。企业应做好指定校准任务的监督工作。相关员工应在仪表校准工作开始前,按照合理的校准说明做好流程监督,包括检查相关安全程序等,然后按计划开展校准活动。当然完成校准后,可能还需要遵循其它说明或指示。其四,文档处理和校准结果保存,尤其是指签署和批准校准报告。规划好下一个校准任务,制作和粘贴校准标签,然后复制并存储文件。
其五,企业应根据校准结果,进行数据分析,检查是否有需要修正的地方。有效的校准结果,应经过多次检查和频繁复核。复核周期可以根据之前的校准历史,进行适当调整。例如,如果一个传感器的指标超出允许公差范围,可能会给整个工厂带来灾难性后果,导致代价高昂的停工停产,出现安全事故,或生产出一批只能报废的劣质产品。
文档处理
文档处理是校准管理软件的重要功能之一。ISO 9001:2008和食品药品管理局(FDA)一致认为,企业应保存好校准记录,且务必按照书面批准流程开展校准活动。这意味着,仪表工程师高达50%的时间都用在文档处理和书面工作上,而这部分时间完全可以更好地用在其他更有意义的事情上。书面工作通常包括为现场工程师准备的校准说明,在现场记录校准结果、录入并保存校准数据等。想象一下,如果全厂有几千台仪表,每六个月要校验一次,那么这需要花费多少时间,难度有多大?需要手工处理的文档数量几乎是呈几何级增长!至于需要的文件数量,行业领域不同,要求和规范也各不相同。以电力行业为例,约三分之一企业(员工500人以上)拥有需要校准的仪器仪表5,000多台。每年要开展校准活动2,000次以上的企业占比42%。在监管十分严苛的医药行业,每年要开展校准活动2,000次以上的企业占比高达75%。石油、天然气和石油化工行业占比也较高,每年开展校准活动2,000次以上的企业达55%。在食品饮料行业,每年开展校准活动2,000次以上的企业为21%。也就是说,任何一家工厂都有大量文书处理工作。以上数据说明,企业确实需要借助某种软件工具,管理仪器校准流程和所有相关文档。然而,现实却又是另外一番景象。
只有四分之一企业使用校准软件
贝美克斯校准研究结果显示,(来自上述不同行业)500人以上企业中仅有25%表示,确实应用了专业校准管理软件;其他多数企业表示,目前主要使用普通电子表格或数据库;有部分企业在现有的信息化维护管理系统(CMMS)中接入了校准模块。其中近20%受访企业表示,他们仍在采用以纸质文件为主的校准系统。任何以纸质文件为主的校准系统都可能出现人为错误。技术员在现场手工记录校准结果,回到办公室后再将这些结果录入电子表格中,虽然这是比较老式的做法,但仍有许多企业在这么做。而且,人们基本不可能用纸质系统和表格进行数据分析,更别说这么做会多么耗时了。国际控制系统杂志《Control Magazine》最近一项调查显示,40%受访企业表示他们通过历史趋势分析来计算校准周期,这非常不错;但其中多数企业表示,他们的分析没有借助任何校准软件。其他60%受访企业表示,他们按照制造方的自行建议,或按照工厂统一标准,来确定厂内所有仪表的校准周期。不论哪一种,都不是理想的操作方法。企业借助校准管理软件来分析历史趋势和校准结果,能节省大量时间和成本。校准管理管理软件让校准记录和历史趋势分析变得更高效、更简便、更准确。由此,工厂也能降低成本,优化校准周期,根据实际需求合理减少或增加校准频次。比如,为了提高安全性,过程工厂认为,有必要对位于车间内高风险环境中、或存在潜在爆炸危险环境中的传感器,增加校准频次。当然,分析车间内“低风险”环境中流量计的校准历史也同样重要。企业可根据分析结果,降低校准频次、节约时间和资源。不用再依靠制造方的校准周期建议,而借助校准管理软件,紧密跟踪历史走势,合理延长校准周期。企业可紧密监控仪表一段时间内出现的“漂移”,据此修订校准周期。不管哪行哪业,企业在校准管理方面通常都面临着大多相似的难题。工厂拥有数千台仪器仪表,每年要进行数千次定期校准。如何做好校准规划,如何跟踪每台仪表的校准程序,关键是要做好工作规划与调度。而且,每台仪表校准数据都要记录成文档,方便审核时能轻松调出数据。
参考清单
如何选择合适的校准软件?
· 操作简单吗?
· 功能方面有什么特别要求吗?
· 信息技术方面有什么要求或限制吗?
· 校准软件要与厂内现有系统集成吗?
· 需要与智能校验仪通讯吗?
· 供应商提供培训、安装、指导和升级服务吗?
· 要求校准软件具备可扩展性吗?
· 可以将厂内现有系统数据导入软件吗?
· 软件可以满足法规遵从性要求吗?
· 供应商的评价与经验如何?
纸质化系统
纸质化系统通常与书面文件相关。最常见的纸质化系统是,工程师外出做现场校准活动时,先用纸笔记录校准结果,待返回办公室后,再整理记录或重新录入到另外一个纸质文件中,然后将所有文件归档备案。虽然这种靠人工手动操作的纸质系统投入少或几乎零投入,但实际执行起来既费时又费力,进行历史走势分析的可能性低,相关信息数据获取难度极大,造成大量资源浪费,出现各种人工输入错误,加上大量重复性工作,给企业带来明显损失。
内部现有系统(电子表格、数据库等)
利用内部现有系统管理校准工作,虽然是朝正确方向迈出的一步,但是仍存在诸多弊端。这些系统中的校准数据,通常是手动录入到电子表格或数据库中的。尽管数据以电子格式归档保存,但录入过程费时费力,输入错误也屡见不鲜。而且,这种校准流程本身也无法实现自动化。例如,仪表到期需要校准时,无法实现自动提醒警报。
校准模块
许多工厂购买了信息化维护管理系统(CMMS),希望今后能继续利用该系统进行校准管理。CMMS系统中虽搭建了清晰的企业层级架构,能存储大量工作订单,但系统无法与“智能”校验仪通讯,无法实现自动化校准。而且,CMMS系统的设计并非专门用于校准管理,一般只提供基本校准功能,比如任务调度、录入校准结果等。虽然工厂数据库可以有效存储、管理仪表数据,但自动化水平仍相对较低。另外,CMMS系统可能并不满足校准记录管理的相关法规要求(如FDA)。
校准软件
专业校准管理软件,为用户提供类似于Windows Explorer的操作界面,简单易用。软件能有效管理和保存所有仪表校准数据,比如校准工作规划与调度,校准周期分析与优化,生成报告、证书或标签,与智能校验仪通讯,轻松集成SAP和Maximo等CMMS系统等。为企业打造出精简的自动化校准流程,改进校准系统质量,提高工厂生产力和效益。
应用校准软件的好处
校准管理软件能提高企业规划和决策能力。企业可借助软件,规划校准流程与方法,管理所有校准资产。只要对指定校准活动,设定好系统自动提醒功能,系统就会对位置、设备、校准数据库进行自动维护。校准管理软件能提升组织管理能力。该系统不再需要纸笔。企业可通过软件出具校准说明,为工程师的整个校准流程提供指导。技术员在现场作业时,也可将校准说明下载至其手持文档校验仪中。校准管理软件能提高作业效率、降低错误率。校准管理软件接入了文档化校验仪,意味着所有校准结果可以直接保存至校验仪存储器中,然后自动上传至校准软件里。无需再将笔记本上的校准结果,重新键入数据库或电子表格中。这种方式极大地减少了人为失误,解放了工程师的双手,让他们有时间去做更多数据分析,或其他更有意义的事情。校准管理软件能提高文档处理水平。与其他多级分散式系统不同,校准管理软件能自动生成报告,将所有校准数据集中保存在一个数据库中,支持纸质打印、或发送电子校准证明、报告和标签。校准管理软件能让数据分析更简单。工程师可借助软件的历史走势分析功能,优化校准周期。
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而且,校准管理软件还能在工厂接受审核时,让相关准备工作和作业流程更便捷。与传统校准数据保存方式比,该软件能轻松定位数据,操作起来毫不费力。FDA和ISO等法规机构与组织对做好校准数据记录有严格要求。校准软件拥有变更管理,审计跟踪、电子签名等多种功能,帮助企业满足相关组织机构的要求与标准。例如,贝美克斯CMX软件的变更管理功能就符合FDA要求
给企业的好处
应用校准管理软件有助于降低企业总体成本。无需手动处理文档,全程施行无纸化校准流程,为企业节约大量成本。工程师可以通过校准结果,分析厂内仪表校准周期是否需要调整。比如,设备性能表现高于预期水平时,可适当减少该设备校准频次。随着整个校准流程的精简与自动化,工厂效益也会得到相应提高。用高效的自动化流程替代人工流程,减少许多费事费力的校准行为,给企业带来真正的好处。同时,也能帮助企业减少代价高昂的停机停产现象。即使工厂已有CMMS系统,校准管理软件也可以与CMMS系统轻松集成。如果工厂仪表上已经定义了数据库,校准管理软件也可以整合CMMS系统数据库中的所有数据。集成系统能避免不必要的重复工作,无需在多个系统多次录入工作订单,帮助企业节约时间、降低成本、提高生产力。集成系统还有助于工厂通过智能校验仪实现自动校准管理,而这些靠单独的CMMS系统是无法实现的。
给所有过程工厂的好处
贝美克斯校准管理软件套件能给所有规模的过程工厂带来好处。对于小型工厂而言,仅一个厂区需要校准数据,仅少数几台仪表需要校准,法规遵从性要求低,Beamex CMX Light灵巧版是最合适的软件。对于中大型工厂而言,厂内会有多个用户,仪表数量较多,校准工作量大,法规遵从性要求高,Beamex CMX Professional 专业版最合适。贝美克斯高端解决方案CMX Enterprise企业版,适用于在全球拥有多个分厂的生产企业。这种大型生产企业拥有多语言用户,需要校准的仪表数量众多。一般需要接入中央校准管理数据库,为遍布全球的多个分厂提供支持。
贝美克斯用户
贝美克斯面向全球不同行业的众多顾客做了一项调查,发现82%的CMX校准软件顾客认为,贝美克斯产品从多方面为企业节省大量成本。94%的CMX校准软件用户表示,贝美克斯产品提高了其校准流程的效率;92%的用户则表示,贝美克斯CMX校准软件改进了其校准系统的质量。
总结
不论哪个行业,哪种类型的过程工厂,应用专业校准管理软件,都能从中获得好处。与传统纸质系统相比,内部现有校准系统或CMMS校准模块与专业校准管理软件集成,能有效改进系统质量,提高生产效率,降低整个校准流程成本。虽然专业校准管理软件益处良多,但仅四分之一企业真正应用专业软件管理仪表校准工作。